Koronavirus je po dlouhé době zase něco, co extrémně změní naše prostředí. Neujde mu totiž vůbec nikdo. Nemyslím zrovna jenom prostředí ve kterém žijeme, i když možná i to, ale spíše to, jak se chováme. Má to samozřejmě obrovské dopady na každého z nás, ale i na pracovní týmy.
Začátek změny
I když se k nám tato krize blížila pomalu, nevěřili jsme, že se k nám může dostat a vlastně ani že na nás bude mít takový vliv. Třeba zrovna u nás v našem týmu jsme se ještě v pátek 13. (zajímavá souvislost data) loučili s tím, že se v pondělí potkáme.
Kromě toho, že jsme si slíbili, že se potkáme, jsme už v IBM začali rozjíždět projekt „Virtuální sestra Anežka“ na webu koronavirus.mzcr.cz. Původní plán byl na tom pracovat více až další týden. Změna přišla celkem rychle a později pátečního odpoledne jsme už věděli, že to bude víkendovka 😀
Den na to (v sobotu), jsem už rozesílal e-mail s doporučením, aby všichni pracovali z domova a v pondělí již přišlo nařízení karantény.
Tak rychle jsme byli víceméně nuceni kompletně změnit přístup k práci.
Jak jsme k tomu přistoupili
Bylo jasné, že se musíme přesunout do online prostoru. Jasně, náš tým běžně pracuje vzdáleně, ale i tak to pro nás byla změna, kterou jsme museli nějak zpracovat a upravit systém.
Jedním z prvních kroků bylo vymyslet, jak držet lidi pohromadě a zjišťovat, že všechny projekty běží podle plánů a zároveň udržovat utilizaci lidí (hrozné slovo, ale u nás asi nejčastěji používané).
Proto jsme šli cestou každodenního ranního stand-upu a udržování pondělní projektové telekonference (ty české výrazy mi nějak nejdou přes prsty). Co to všechno znamená?
Jak udržovat v týmu povědomí o projektech?
V našem případě je velmi důležité, abychom věděli, co se děje ve zbytku týmu a jelikož pracujeme obvykle na krátkých projektech, je to ještě složitější. Náš tým je asi 25 členný a máme průměrně 10 až 15 projektů, které probíhají paralelně.
Každé pondělí tedy děláme schůzku se všemi lidmi tak s cílem mít možnost dostat do týmu obecné informace, které ovlivňují náš tým. Kromě toho chceme, aby měli všichni povědomí o všech projektech a díky tomu třeba dokázali přepoužít určité části z jednoho projektu na nějakém jiném.
V každém projektu je tzv. lídr, který je, řekněme, zodpovědný za daný projekt a ten sděluje, jaký je posun na daném projektu a částečně i plán na následující dny. Tímto získám nejen já info o tom co se děje a kde může být problém, ale i ostatní zjistí, co by se dalo použít i třeba v budoucnu. Tato schůzka bývala i dříve, akorát jsme ji přesunuli na telekonferenci.
Momentálně mám však několik nápadů, jak ji zlepšit, aby dávala větší smysl.
Jak rychle identifikovat problémy na projektech?
Nejdůležitější je reagovat rychle na problémy, které se mohou vyskytnout. Zvláště teď, když se mění tolik věcí. Zavedli jsme tedy stand-upy, kde v rychlosti (za 15 min.) projdeme všechny projekty a zjistíme, jestli je někde problém.
Ze začátku jsme je měli každý den, ale to se zdá být zbytečné, a proto jsem je po dvou týdnech testování omezil a dáváme je jen v středu a pátek. Což znamená, že teď máme schůzky pondělí, středa, pátek a zkusíme jak to bude fungovat.
Nebojte se expirementovat – jako všude je nutné zkoušet nové techniky a rychle reagovat na jejich ne/funkčnost!
Volnočasové setkávání v kuchyňce
I u nás v týmu nejsou všichni stejní jako já a mají rádi se potkat v kuchyňce a popovídat si tak trochu neformálně. A navzdory tomu, že já nejsem úplný fanda tohoto klábosení, tak vím, že pro ostatní je to důležité a aspoň trochu tomu jdu vstříc.
Naplánoval jsem tedy páteční „Sit-down virtual Coffee/Tea“, kdy se jenom tak zastavíme nad „virtuální“ kávou nebo čajem a popovídáme si před víkendem o různých věcech.
Je důležité držet toho týmového ducha i ve virtuálním prostoru (když ani jiný nemáme) a užít si, že díky dnešním technologiím je to tak snadné.
A co si z toho všeho odnést?
Lidé jsou skvělí, dokáží se adaptovat na různé věci a věřím, že kdybychom teď neměli internet, po pár týdnech bychom ho vymysleli. Pro nás je jednodušší, že ho už máme a pouze jsme se přesunuli z offline do online.
Uvidíme, jaké toto všechno bude mít následky, ale věřím, že pozitivní a každého z nás to změní k lepšímu. Nakonec.
